一、档案资料由商会办公室安排专人负责管理。
二、档案资料要分门别类进行建档。要规范、健全、细化，归档要及时。
三、档案资料未经会长、秘书长同意一律不得外借。
四、档案资料使用、借用程序：
1、档案资料使用、借用要执行严格的使用、借用程序，履行必要的登记手续。
2、各部门因工作需要使用档案资料，须拟出书面申请，注明使用时间、事由及相关事项，经秘书长和商会会长同意签署后，到商会办公室办理。
3、各部门因工作需要复印档案资料，按上款履行手续后，由商会办公室给于复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖商会印章。个人不得私自复印。
4、使用证件的部门和当事人，要妥善保管，不得遗失。如证件遗失，应及时向商会办公室报告；凡因遗失证件造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担赔偿。